Comment gérer la facturation de l’entreprise ?

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Les entreprises doivent apprendre à gérer leur facturation, surtout, dans le cadre des échanges avec les collaborateurs. Les documents vont venir garantir les transactions faites par l’entreprise, que ce soit dans le cadre d’une prestation de service ou d’une vente et servir de pièces justificatives pour la comptabilité.

Les astuces pour mieux gérer la facturation

Les entreprises doivent établir des factures pour toutes les transactions financières effectuées, notamment pour les achats de produits, les prestations de services et les ventes à distance. L’idéal est de gérer soi-même sa facturation, cela permet de se tenir au courant de la comptabilité de l’entreprise, mais il reste possible de sous-traiter la facturation en mandatant une tierce personne ou un organisme dédié.
En ce qui concerne la date à laquelle la facture doit être établie, il est impératif de l’envoyer dès lors que la prestation est achevée ou que la commande est validée. La facture doit être rédigée au moins en deux exemplaires, l’un sera remis au client tandis que l’autre servira de pièce justificative pour la comptabilité de l’entreprise.

Les supports utilisés pour la facturation

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A noter que pour simplifier le traitement des factures, il est intéressant d’opter pour les logiciels de numérisation de documents qui permettent de transformer les documents papier en documents numériques. Cette technique optimise, non seulement, le stockage des factures, mais permet aussi de les archiver et de les consulter plus facilement au besoin. Comme les risques de fraudes ou de vols ne sont pas à écarter, l’entreprise doit penser à recourir à la signature électronique pour sécuriser ses documents ou utiliser l’EDI (l’échange de données informatisées) pour émettre et recevoir les factures.

Pendant combien de temps peut-on conserver les factures ?

Encore une fois, les solutions de dématérialisation s’avèrent efficaces, car elles permettent de conserver les factures le temps qu’il le faudra. La loi 2008-561 énonce notamment que les factures doivent être conservées au minimum pendant 5 ans, mais sur le plan comptable et fiscal, il est impératif de les conserver pendant 6 à 10 ans.

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